Orientación final de la EEOC sobre la Ley de Equidad para Trabajadoras Embarazadas

Como se señaló en alertas anteriores de AFS (aquí y aquí), la PWFA, a partir del 27 de junio de 2023, exige que los empleadores con 15 o más empleados proporcionen a los empleados o solicitantes con limitaciones conocidas relacionadas con el embarazo, el parto o el embarazo adaptaciones razonables. Condiciones médicas relevantes, a menos que la adaptación imponga una dificultad excesiva al empleador.

Puntos clave para los empleadores

  1. La EEOC interpreta la PWFA de manera amplia. En particular, se ha interpretado que la definición de «embarazo, parto o condición médica relacionada» incluye la menstruación; los embarazos actuales, pasados ​​y potenciales y, en cuestión, si se debe abortar o elegir no hacerlo;
  2. A diferencia de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), los empleados aún pueden «calificar» para la PWFA incluso si temporalmente no pueden realizar las funciones esenciales de su trabajo. Asimismo, una limitación o condición no es necesariamente una «discapacidad» según la define la ADA.
  3. Un empleador puede solicitar documentación de respaldo solo cuando un empleado solicita una adaptación razonable según la PWFA y solo si es razonable según las circunstancias. Además, una demora innecesaria en proporcionar una adaptación razonable puede constituir una denegación de adaptación y, por lo tanto, violar la PWFA.
  4. La PWFA establece un límite de “buena fe” a los daños monetarios por violaciones de la disposición de ajustes razonables.
  5. Las reglas finales de la PWFA entrarán en vigor el 18 de junio.

Detalles de la regla final

La regla final de la EEOC tiene más de 400 páginas e incluye algunas diferencias significativas con la regla propuesta, como sigue:

1. Definición

  • PWFA brinda protección para «limitaciones conocidas». Al igual que la regla propuesta, la regla final interpreta que esto significa que el empleado ha comunicado las restricciones al empleador.
  • «Embarazo, parto o condición médica relacionada» se interpreta de manera muy amplia e incluye, por ejemplo:
    • Endometriosis.
    • Tratamiento de infertilidad o fertilidad.
    • Aborto espontáneo o muerte fetal.
    • Embarazo actual, embarazo pasado, embarazo potencial.
    • Lactancia.
    • Utilice métodos anticonceptivos.
    • menstruación.
    • Aborto o elección de no abortar.

En particular, según la regla final, el embarazo, el parto o una condición médica relacionada no tiene que ser la causa única, original o sustancial de la condición física o mental en cuestión para que la condición física o mental esté «relacionada con el embarazo». , parto o condición médica relacionada «, afectada o causada por ella».

  • «Calificado» significa que un empleado (1) es capaz de realizar las funciones esenciales del trabajo (estándares ADA), o (2) no puede realizar las funciones esenciales del trabajo, pero dicha incapacidad es «temporal» y puede «realizar » en una fecha futura cercana. La regla final sigue la regla propuesta al definir “temporal” como que dura un período de tiempo limitado, en lugar de ser permanente y que probablemente se extienda más allá de “en el futuro cercano”. Se considera que las empleadas embarazadas pueden realizar funciones esenciales en el futuro cercano. Debido a que pueden hacerlo dentro de las 40 semanas, sin embargo, la regla final difiere de la regla propuesta al establecer que para las empleadas no embarazadas cubiertas por la PWFA, el análisis del «futuro cercano» se determinará caso por caso.

Quizás la definición más controvertida de la norma final es la inclusión de “aborto o elección de no abortar” en la definición de clase protegida. En particular, ha habido una fuerte oposición de los republicanos y ciertos grupos religiosos, que argumentan que las protecciones de la ley no deberían extenderse a los trabajadores que eligen el aborto o el control de la natalidad.

2. Adaptaciones razonables

Tanto la regla propuesta como la regla final contienen una lista de posibles adaptaciones razonables según la PWFA, que incluyen:

  • Tome descansos frecuentes.
  • Sentado o de pie.
  • Cambios de horario, trabajo a tiempo parcial y tiempo libre remunerado y no remunerado.
  • teletrabajo.
  • ESTACIONAMIENTO.
  • trabajo relajante.
  • Hacer más accesibles las instalaciones existentes o cambiar el entorno de trabajo.
  • Ajuste de la estructura de trabajo.
  • Suspender temporalmente una o más funciones esenciales.
  • Adquirir o modificar equipos, uniformes o aparatos.
  • Ajustar o modificar exámenes o políticas.

Permitir adaptaciones que suspendan temporalmente la funcionalidad esencial viola los estándares de la ADA. Sin embargo, tanto la regla propuesta como la regla final describen factores específicos que se deben considerar al determinar si una suspensión temporal causaría dificultades indebidas.

Las siguientes «modificaciones simples» (denominadas en las reglas «evaluaciones predecibles») generalmente se consideran adaptaciones razonables que no causan dificultades indebidas:

  • Permita que los empleados traigan agua o la mantengan cerca y la beban según sea necesario.
  • Permita que los empleados tomen descansos adicionales para ir al baño según sea necesario.
  • Permita que los empleados que necesitan estar de pie para trabajar se sienten y los empleados que necesitan sentarse para trabajar se pongan de pie según sea necesario.
  • Permita que los empleados tomen descansos para comer y beber según sea necesario.

La regla final también proporciona factores adicionales que los empleadores deben considerar al determinar si una adaptación constituye una “dificultad excesiva”. Estos factores adicionales incluyen:

  • El tiempo que el empleado no puede realizar la función.
  • ¿Hay algún otro trabajo que el empleado pueda hacer?
  • Propiedades y frecuencias de funciones.
  • Si el empleador ha previsto despidos temporales a otros empleados en puestos similares.
  • Si otros empleados o empleados temporales están disponibles o contratados para realizar la función.
  • Si la función puede posponerse o permanecer sin ejecutar por un período de tiempo.

Para solicitar una adaptación, un empleado «debe identificar una limitación (una condición física o mental relacionada, afectada o causada por el embarazo, el parto o una condición médica relacionada) que requiere una adaptación o cambio en el trabajo del empleado debido a: la limitación.» Al igual que la ADA, esta solicitud se puede hacer por escrito o verbalmente.

Retrasar innecesariamente la provisión de ajustes razonables puede ser en sí mismo una violación de la PWFA. Por lo tanto, la mejor práctica es proporcionar alojamiento temporal mientras se completa el proceso de interacción. No proporcionar una de las evaluaciones predecibles enumeradas anteriormente a menudo resultará en demoras innecesarias en el descubrimiento.

La PWFA también prohíbe a un empleador exigir que un empleado elegible con una limitación conocida tome una licencia (ya sea remunerada o no) si existen otras adaptaciones razonables válidas sin dificultades indebidas y a menos que el empleado solicite la licencia.

3. Documentos de respaldo

Ni la regla propuesta ni la regla final requieren que los empleadores busquen documentación de respaldo de los empleados o solicitantes que soliciten adaptaciones bajo la PWFA. De hecho, ambas reglas establecen que un empleador puede solicitar documentación de respaldo sólo si es razonable dadas las circunstancias.La regla final, al igual que la regla propuesta, proporciona ejemplos de cuándo implementar No Solicitudes razonables de documentación de respaldo:

  • Cuando sea evidente la necesidad de restricciones y ajustes razonables.
  • Cuando el empresario ya disponga de información suficiente.
  • Al solicitar una valoración predecible.
  • Cuando la solicitud sea para una adaptación de lactancia.
  • Cuando la política o práctica del empleador permite al empleado aceptar la modificación solicitada sin limitaciones conocidas por PWFA sin presentar documentación de respaldo.

La regla final también difiere de la regla propuesta al definir “documentación razonable” como “documentación razonable” que es suficiente para (1) “confirmar una condición física o mental (2) confirmar la condición física o mental en relación con el embarazo o el parto; , o condiciones médicas relacionadas (junto con «Restricción») se relaciona, se ve afectada o resulta de (3) describe los cambios o ajustes requeridos en el trabajo debido a la restricción».

¿Qué deberían hacer los empleadores ahora?

Los empleadores tal vez deseen revisar sus políticas y procedimientos actuales para garantizar el cumplimiento de los requisitos de la regla final. También pueden considerar brindar capacitación adicional a los profesionales de recursos humanos que manejarán las solicitudes de adaptaciones bajo la PWFA, especialmente dadas las importantes diferencias entre estas solicitudes y las solicitudes bajo la ADA. Los empleadores deben trabajar en estrecha colaboración con asesores laborales con experiencia para garantizar que todos los requisitos de la regla final se cumplan antes del 18 de junio.

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